De nombreuses raisons peuvent inciter une entreprise à déménager. Cela peut être dû à un problème d’espace, à un problème d’emplacement, à une réduction des dépenses… Mais quoi qu’il en soit, il est très important de savoir bien l’organiser. Voici notamment quelques conseils pour bien réussir son déménagement d’entreprise et de ses salariés.
Informer le personnel, les collaborateurs et les clients sur le projet de déménagement
Le changement d’un local d’entreprise peut engendrer de nombreux changements, non seulement pour les dirigeants, mais aussi et surtout pour les collaborateurs (partenaires, personnel...). Cela peut effectivement bouleverser leurs habitudes quotidiennes, surtout au niveau du transport et du déplacement. Pour cette raison, il est plus qu’évident de les informer du changement.
Lorsque vous les notifiez, essayez d’expliquer les facteurs de la décision. Soyez honnête avec vos collaborateurs, car certains ne peuvent pas toujours comprendre. Essayez également de les rassurer. En effet, le changement entraîne toujours du stress et de l’appréhension. Enfin, parlez-les de l’organisation du déménagement. En tant que membres intégrants de l’entreprise, ils devront aussi participer à cet événement. Rendez-vous sur demenagements-illico-toulouse.com pour se faire accompagner dans le déménagement d’entreprise et de ses salariés.
Faire un planning du déroulement du déménagement
Après avoir notifié la décision de déménagement d’entreprise, il est temps de faire le planning. Il est préférable de l’élaborer le plus tôt possible, soit quelques semaines ou quelques mois à l’avance. Lors de ce planning, vous allez déterminer tous les préparatifs à faire.
D’abord, fixez une date propice pour le déménagement. Si possible, entamez-le le week-end pour qu’il n’y ait aucun impact sur le travail. Veuillez également prévoir quelques jours au lieu d’un seul jour pour le déménagement. Cela suppose que vous ne devez pas rompre le bail de location actuel dès lors que le déménagement commence puisqu’on ne peut pas tout emménager en une journée.
Ensuite, faites une liste de toutes les tâches à faire depuis l’établissement du planning jusqu’au jour J. Il ne faut surtout rien oublier : les préparatifs administratifs à faire, les achats d’équipements à entamer, la régularisation du nouveau contrat de bail, etc. Prévoyez même de faire certaines tâches comme la sauvegarde de toutes les données dans un support numérique. Il pourrait effectivement arriver que des dossiers se perdent en cours de route.
Ceci fait, vous devez donner des tâches à chaque personnel. Vous pouvez, pour cela, les diviser en équipe et les assigner à une mission précise. Par exemple, l’équipe A s’occupe de toutes les tâches de nettoyage, l’équipe B prend en charge les emballages des cartons, etc. Le fait qu’ils travaillent en équipe va pouvoir les motiver davantage, car des sentiments de concurrence vont naturellement s’opérer. Toutefois, si vous avez trop de travail à gérer et que vous ne pouvez pas mobiliser votre personnel, alors vous pouvez toujours recourir à un déménageur professionnel. En tant qu’expert, il va s’occuper de tout à votre place, et ceci, du début jusqu’à la fin.
Passer à l’action et s’occuper de toutes les tâches prévues pour le déménagement
La dernière étape est évidemment de procéder au déménagement d’entreprise, dès que le jour-J arrive. Cette journée devrait logiquement bien se passer, si vous vous êtes préparé à l’avance. Néanmoins, des imprévus peuvent toujours survenir, alors il faut toujours surveiller son déroulement.
Avant même de déménager, envoyez déjà l’équipe choisie pour nettoyer le nouveau local. En même temps, les autres équipes doivent s’occuper de l’emballage des cartons. Là encore, il faut procéder intelligemment. Il faut regrouper les objets ou papiers de même caractéristiques, pour faciliter le processus du déballage.
N’oubliez pas non plus de faire nettoyer l’ancien local après son vidage, pour une meilleure éthique. Enfin, n’hésitez pas à organiser une petite cérémonie ou soirée de bienvenue, une fois que tout est bien installé dans le nouveau local.